Wir, die Hilbig IT GmbH (nachfolgend „Hilbig“ oder „wir“), nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, wie beispielsweise Name, E-Mail-Adresse, IP-Adresse oder Postanschrift. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzhinweise.
Gegenstand dieser Datenschutzhinweise ist die Information darüber, welche Daten wir bei Ihrem Besuch unseres Internetauftritts auf www.hilbigit.com und bei Ihren sonstigen Interaktionen mit unserem Unternehmen (z.B. bei einer Bewerbung) erheben und wie wir Ihre Daten verarbeiten und nutzen.
1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
Hilbig IT GmbH
Drängenburger Str. 33
40593 Düsseldorf
Tel.: +49 (0) 170 181 2802
E-Mail: info@hilbigit.com
2. Von uns erhobene Daten, Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung sowie Speicherdauer
Wir erheben und verarbeiten die im Folgenden genannten personenbezogenen Daten zu den dort genannten Zwecken, auf Basis der genannten Rechtsgrundlagen und für die dort genannte Dauer.
- Besuch unserer Webseiten
Bei der bloß informatorischen Nutzung unserer Webseiten werden durch den von Ihnen genutzten Internetbrowser aus technischen Gründen automatisch Informationen an den Server unserer Webseite gesendet und temporär in einem sogenannten Log-File gespeichert. Folgende Informationen werden dabei automatisch erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert: die IP-Adresse Ihres Endgeräts, das Datum und die Uhrzeit des Zugriffs, der Name und die URL der abgerufenen Datei, die Webseite, von der aus der Zugriff erfolgte (Referrer-URL), der von Ihnen verwendete Internetbrowser und ggfs. das Betriebssystem Ihres Endgeräts sowie der Name Ihres Access-Providers.
Ihre IP-Adresse wird für einen Zeitraum von ## Tagen gespeichert und danach automatisch gelöscht. Die weiteren Informationen, die keine Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen, werden von uns in Logfiles etwas länger gespeichert und nach 30 Tagen gelöscht.
Die vorgenannten Daten verarbeiten wir zu folgenden Zwecken: Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus der Webseite, Gewährleistung einer komfortablen Nutzung der Webseite, Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität. Die Rechtsgrundlage für die vorstehende Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse folgt aus vorgenannten Zwecken.
Ferner setzen wir auf unseren Webseiten Cookies und Web-Analyse-Tools ein. Um welche Cookies und Tools es sich dabei handelt und wie ihre Daten in diesem Zusammenhang verarbeitet werden, wird in den nachfolgenden Abschnitten erläutert.
- Cookies
Auf unseren Webseiten setzen wir Cookies ein. Cookies sind kleine Datenpakete, die bestimmte In-formationen (z.B. die Uhrzeit Ihrer Serveranfrage, das von Ihnen verwendete Betriebssystem, der Browser-Typ, die zuvor besuchte Webseite und die IP-Adresse) enthalten und bei dem Besuch auf einer Internetseite auf dem Endgerät des Nutzers gespeichert werden. Wird der entsprechende Server von Ihnen erneut aufgerufen, sendet Ihr Browser den zuvor abgelegten Cookie wieder zurück an den Server.
Wir setzen auf unseren Webseiten sogenannte Session-Cookies ein. Diese speichern eine sogenannte Session-ID, mit welcher sich verschiedene Anfragen Ihres Browsers der gemeinsamen Sitzung zuordnen lassen. Dadurch kann Ihr Rechner wiedererkannt werden, wenn Sie auf unsere Website zurückkehren. Die Session-Cookies werden automatisch gelöscht, wenn Sie den Browser schließen. Darüber hinaus verwenden wir auch session-übergreifende Cookies, die über die Session hinaus gesetzt werden. Diese Cookies werden automatisiert nach einer vorgegebenen Dauer gelöscht, je nach Art des Cookies zwischen einem und 90 Tagen.
Einige der von uns gesetzten Cookies dienen dazu, bestimmte Funktionen unserer Webseiten zu ermöglichen, insbesondere zur Steuerung des Cookie-Banners (damit dieses bei Ihren erneuten Besuchen nicht immer wieder angezeigt wird). Diese Cookies enthalten keine personenbezogenen Daten, insbesondere nicht Ihre IP-Adresse. Andere Cookies, die zu Analysezwecken gesetzt werden (siehe hierzu auch den Abschnitt „Web-Analyse-Tools“), helfen uns zu verstehen, wie Besucher mit unseren Webseiten interagieren. Diese Cookies dienen dazu, die Nutzung unserer Webseiten statistisch zu erfassen und zum Zwecke der Optimierung unseres Angebotes auszuwerten. Die Analyse-Cookies werden ebenfalls bis zu 90 Tage gespeichert.
Weitere Einzelheiten zu den eingesetzten Cookies können Sie den Erläuterungen in unserem Cookie-Banner entnehmen, das bei Ihrem ersten Besuch auf unserer Webseite erscheint.
Die Verarbeitung der für den reibungslosen Betrieb unserer Webseiten notwendigen Cookies erfolgt, soweit diese personenbezogene Daten enthalten, auf Basis von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung unserer berechtigten Interessen.
Bei allen nicht notwendigen Cookies erfolgt die Verarbeitung Ihrer Daten auf Basis Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Ihre Einwilligung fragen wir mithilfe unseres Cookie-Banners ab. Dort können Sie einstellen, ob und welche der nicht notwendigen Cookies Sie erlauben möchten. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie die Cookie-Einstellungen über den gleichnamigen Link auf unserer Webseite anpassen.
- Web-Analyse-Tools
Auf unserer Webseite nutzen wir Google Analytics, einen Web-Analyse Dienst der Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA.
Google Analytics verwendet Cookies, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung unserer Webseiten durch Sie ermöglichen (siehe hierzu auch den Abschnitt „Cookies“). Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Nutzung unserer Webseiten werden an einen Google-Server in den USA übermittelt und dort gespeichert. Zu diesen Informationen gehören neben Ihrer IP-Adresse z.B. die Anzahl der Aufrufe bestimmter Unterseiten unserer Webseite, die Verweildauer auf einzelnen Seiten, die Seiten, von denen aus Sie unsere Webseite verlassen haben, Daten über den Ort Ihres Zugriffs (z.B. Stadt oder Land) oder Angaben zur Konversionsrate von Unterseiten. Ihre IP-Adresse wird aber im Regelfall vor der Übermittlung in die USA anonymisiert. Erst nach der Anonymisierung wird die gekürzte IP-Adresse dann in die USA übermittelt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse in die USA übertragen und erst dort gekürzt. Für diese Ausnahmefälle, in denen personenbezogene Daten in die USA übertragen werden, erfolgt die Übermittlung auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, die wir mit Google vereinbart haben.
Google wird die vorgenannten Informationen nutzen, um Ihre Nutzung unserer Webseite auszuwerten, um Reports über die Webseitenaktivitäten für uns zusammenzustellen und um weitere mit der Webseitennutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen zu erbringen. Auch wird Google diese Informationen gegebenenfalls an Dritte übertragen, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. an staatliche Stellen in den USA), oder soweit Dritte diese Daten im Auftrag von Google verarbeiten. Die Daten können u.U. mit anderen Daten von Ihnen wie beispielsweise dem Suchverlauf, persönlichen Accounts, den Nutzungsdaten anderer Geräte und allen anderen Daten, die Google zu Ihnen vorliegen, verknüpft werden.
Wie bereits erläutert, können Sie selbst entscheiden, ob Sie dem Einsatz von Google Analytics, also dem Setzen solcher Analyse-Cookies zustimmen, indem Sie dies über unserer Cookie-Banner entsprechend einstellen.
- Kontaktaufnahme mit uns
Bei Ihrer Kontaktaufnahme mit uns (z.B. per Kontaktformular, E-Mail oder Telefon) werden die von Ihnen mitgeteilten Daten von uns gespeichert, um Ihre Anfrage zu beantworten.
Die Verarbeitung der von Ihnen mitgeteilten Daten erfolgt auf Basis Ihrer Einwilligung, die Sie durch die Kontaktaufnahme zum Ausdruck gebracht haben, gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Die erhobenen personenbezogenen Daten werden, soweit sie im Weiteren nicht für die Anbahnung oder Durchführung eines Vertrages mit Ihnen oder für sonstige Zwecke erforderlich sind, unmittelbar nach Erledigung der von Ihnen gestellten Anfrage bei uns gelöscht.
E-Mail-Korrespondenz archivieren wir nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Archivierte E-Mails werden nach Ablauf von 10 Jahren automatisch gelöscht.
- Anbahnung und Durchführung von Geschäftsbeziehungen mit Kunden, Lieferanten und anderen Geschäftspartnern
Zur Anbahnung, Durchführung und Beendigung von Geschäftsbeziehungen/Verträgen mit Kunden, Lieferanten und anderen Geschäftspartnern verarbeiten wir die Kontaktdaten unserer Ansprechpartner bei unseren Geschäftspartnern (Vor- und Nachname, Position, postalische Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und ggf. Faxnummer), Kommunikationsdaten, ggf. Bonitätsdaten, Bankdaten, Vertragsdaten sowie sonstige inhaltliche Informationen über die Geschäftsbeziehung/das Vertragsverhältnis. Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist nicht gesetzlich verpflichtend, jedoch ist eine Durchführung der Geschäftsbeziehung ohne diese Daten u.U. gar nicht oder nur erschwert möglich.
Die Daten verarbeiten wir zur Vertragsanbahnung/-durchführung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b sowie zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen liegen in der allgemeinen Pflege der Geschäftsbeziehung und der Analyse und Auswertung unserer Geschäftstätigkeiten.
Die für die Vertragsabwicklung erhobenen Daten speichern wir für die Dauer der Vertragsbeziehung und nach Vertragsende ggf. noch bis zum Ablauf von gesetzlichen bzw. vertraglichen Gewährleistungs- und Garantierechten. Soweit wir aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (z.B. aus HGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind, erfolgt die Speicherung für die gesetzlich bestimmten Zeiträume auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO.
- Bewerbungen
Wenn Sie uns eine Bewerbung per Post oder per E-Mail zusenden, sollten Sie mindestens Ihren vollständigen Namen, Ihre postalische oder elektronische Kontaktadresse, ein Anschreiben und Ihren Lebenslauf an uns übermitteln. Es besteht keine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung dieser Daten. Ohne die Angabe dieser Daten werden wir Ihre Bewerbung jedoch nicht bearbeiten können.
Die von Ihnen in Ihrer Bewerbung übermittelten Daten verarbeiten wir für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses. Rechtsgrundlage hierfür sind § 26 Abs. 1 BDSG sowie Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO, die Sie mit der Übersendung der Bewerbung zum Ausdruck gebracht haben, und, soweit besondere Kategorien von personenbezogenen Daten (z.B. Angaben zu Ihrer Gesundheit, Ihrer Religion, Ihrer ethnischen Herkunft, Ihrer politischen Orientierung oder andere „sensible“ Daten) betroffen sind, Ihre Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Wollen Sie eine Verarbeitung solcher besonderer Kategorien von Daten durch uns von vornherein ausschließen, empfehlen wir Ihnen, solche Angaben nicht zu übermitteln und in Ihren Unterlagen zu entfernen oder unkenntlich zu machen.
Im Zusammenhang mit dem Bewerbungsprozess können sich ggf. gegenseitige Rechtsansprüche ergeben (z.B. Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG)). Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist daher u.U. für die Geltendmachung von oder Verteidigung gegen solche Ansprüche erforderlich. Die Datenverarbeitung zu diesen Zwecken erfolgt auf Basis von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung unserer berechtigten Interessen.
Wir speichern Ihre Daten bei einer ablehnenden Entscheidung zu Ihrer Bewerbung für bis zu sechs Monate ab Versand der Ablehnungsentscheidung, um den Nachweispflichten aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) nachkommen zu können. Wenn seitens des Bewerbers eine AGG-Klage angestrengt wird, speichern wir die Daten nach rechtskräftigem Abschluss des Klageverfahrens noch für einen Monat.
Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Bewerbungsdaten können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Daten werden dann umgehend gelöscht. Bitte beachten Sie, dass wir Ihre Bewerbung dann nicht mehr berücksichtigen können. Wir behalten uns jedoch auch in diesem Fall vor, bestimmte Daten entsprechend der vorgenannten Fristen zu speichern, um gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere den Nachweispflichten aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) nachkommen zu können.
Ist Ihre Bewerbung erfolgreich, können Ihre Daten zudem für Personalangelegenheiten im Rahmen der Beschäftigung gemäß § 26 BDSG, zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO oder zur Geltendmachung von oder Verteidigung gegen gesetzliche oder vertragliche Ansprüche gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden. In diesem Fall werden die Daten für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses gespeichert und nach dessen Beendigung spätestens nach Ablauf der für das Arbeitsverhältnis geltenden gesetzlichen Verjährungs- oder arbeitsvertraglichen Ausschlussfristen gelöscht.
- Werbung
Ferner verwenden wir Ihre Daten unter Umständen zur Zusendung von Werbung für die Leistungen unseres Unternehmens (z.B. Newsletter, Informationen zu Produkten, Einladungen zu Veranstaltungen etc.). Der Verwendung Ihrer Daten zu Werbezwecken können Sie jederzeit insgesamt oder für einzelne Maßnahmen widersprechen. Wenn Sie uns hierzu Ihre Einwilligung erteilt haben, senden wir Ihnen auch Werbung per E-Mail zu. Ihre Einwilligung hierzu können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie den Abmeldelink in der Werbe-E-Mail anklicken oder uns eine Nachricht senden.
Die Verwendung Ihrer Daten zu Werbezwecken erfolgt aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Zusendung von Direktwerbung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO bzw., soweit es um E-Mail-Werbung geht, aufgrund Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO.
3. Empfänger Ihrer Daten
In erster Linie werden personenbezogene Daten, die Sie uns mitteilen, nur durch uns verarbeitet. Unter Umständen kann es aber erforderlich sein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten gegenüber Dritten offenlegen. In Betracht kommen dabei insbesondere folgende Kategorien von Empfängern:
- IT-Dienstleister (z.B. Hosting-Dienstleister für die Bereitstellung dieser Webseite, Web-Analyse-Dienstleister, Dienstleister, die unsere IT-Systeme warten),
- sonstige Dienstleister, die uns bei unserer Geschäftstätigkeit unterstützen (z.B. freie Mitarbeiter, Versanddienstleister, Lettershops, Druckereien, Banken, Auskunfteien, Aktenvernichtungsdienstleister, Unternehmens-/Rechts-/Steuerberater, Wirtschaftsprüfer),
- Behörden, Gerichte und andere öffentliche Stellen.
4. Drittlandtransfer
Es erfolgt unter Umständen ein Transfer von Daten in die USA, wenn Sie dem Einsatz von Analyse-Cookies zugestimmt haben. Für die Einzelheiten dürfen wir auf den Abschnitt „Web-Analyse-Dienste“ verweisen.
Darüber hinaus erfolgt keinerlei Transfer Ihrer Daten in Drittländer.
5. Betroffenenrechte
Sie haben das Recht, gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über die von uns verarbeiteten Daten zu Ihrer Person zu erhalten. Ferner haben Sie gemäß Art. 16 DSGVO ein Recht auf Berichtigung unrichtiger und ggf. auf Vervollständigung unvollständiger Daten. Auch steht Ihnen unter den Voraussetzungen des Art. 17 DSGVO ein Recht auf Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu. Ferner haben Sie unter den Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten. Zudem haben Sie gemäß Art. 20 DGSVO das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen. Zudem können Sie der Datenverarbeitung widersprechen, sofern die Voraussetzungen des Art. 21 DSGVO gegeben sind. Soweit eine Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit ganz oder teilweise mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Durch den Widerruf wird die Rechtsmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Es erfolgt dann eine Löschung Ihrer Daten, wenn keine andere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung besteht.
Sie haben ferner das Recht, eine Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen gesetzliche Datenschutzvorschriften verstößt. Dies kann zum Beispiel bei der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde erfolgen:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf, Telefon: 0211/38424-0, Fax: 0211/38424-999, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
6. Sicherheit, Kommunikation per E-Mail
Wir legen sehr großen Wert auf die Sicherheit unserer Datenverarbeitungssysteme und des Internetauftritts. Deshalb setzen wir moderne Datenspeicherungs- und Sicherheitstechniken ein, um Ihre Daten optimal zu schützen. Selbstverständlich werden unsere Sicherheitsmaßnahmen entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert. Auf dieser Webseite wird eine 256-bit-SSL Verschlüsselungstechnik eingesetzt. Ihre Daten werden ausschließlich verschlüsselt übertragen.
Wir möchten Sie jedoch darauf hinweisen, dass eine Kommunikation mit uns per E-Mail unverschlüsselt erfolgt und wir in diesem Fall die vollständige Datensicherheit nicht gewährleisten können